Innovative anskaffelser - men hvordan?

Tema Strategi

Emne Anskaffelser

Stadig flere innkjøpere ønsker innovative løsninger. Hvordan kan oppdragsgiver og leverandører legge til rette for at det skjer? Inventura belyser temaet i denne kronikken.

Innen innkjøp er det et stort fokus på hvordan det kan legges til rette for flere innovative anskaffelser, hvor målet er å få opp andelen innovative løsninger. Men: Hva er innovasjon egentlig?

Stortingsmelding nr.7 (2008- 2009) definerer innovasjon som: «En ny vare, en ny tjeneste, en ny produksjonsprosess, anvendelse eller organisasjonsform som er lansert i markedet eller tatt i bruk i produksjonen for å skape økonomiske verdier».

For å legge til rette for innovasjon, er det en rekke faktorer som spiller inn. Denne artikkelen ønsker å belyse to av disse faktorene:

• Arbeidet med kravspesifikasjon og tildelingskriterier hos oppdragsgiver

• Arbeidsmiljøet hos leverandørene

Kravspesifikasjon og tildelingskriterier

Tenk deg at du er med i en konkurranse om en stor transportavtale. Kravene i kravspesifikasjonen er blant annet hvor mye som skal transporteres (transportvolum) og til hvilke destinasjoner (transportdistanser). Tenk nå at det i tillegg er skissert et krav om at det bare kan benyttes landtransport!

Umiddelbart er dette et krav som er begrensende både med tanke på at mange leverandører i transportbransjen ikke kan levere tilbud i henhold til kravet, men også at det er et hinder for løsninger der bruk av andre transportmodi inngår. Dette illustrerer at arbeidet med kravspesifikasjonen legger grunnlaget for hvilke mulige løsninger leverandørene kan levere, og jo flere mulige løsninger, jo større blir mulighetene for å finne de innovative løsningene. Derfor blir det viktig for oppdragsgiver å stille seg de kritiske spørsmålene:

«Hva er behovet vårt egentlig?» og «Har vi behov for alle disse kravene?». Og ”Hva med tildelingskriteriene?”

Tenk deg at du fremdeles er med i konkurransen om en stor transportavtale hvor tildelingskriteriene vektlegger kostnader 90% og løsningsforslag 10%. Internt kommer dere opp med to mulige løsninger, alternativ 1 og alternativ 2. De tilfredsstiller begge alle krav i kravspesifikasjonen. Alternativ 1 er forbundet med mindre kostnader enn alternativ 2, men alternativ 2 har et bedre løsningsforslag. Her vil det være behov for å gjøre en investering, og løsningen gir dermed høyere kostnader.

Hvilken løsning ville du lagt til grunn i en slik konkurranse, når du vet at tildelingskriteriene helt klart vektlegger kostnadene?

Løsningen med de laveste kostnadene - eller løsningen med de høyeste kostnadene og et bedre løsningsforslag? Det siste vil skape økonomiske verdier i form av større samfunnsøkonomisk nytte, men det kan være vanskelig å tallfeste gevinstene for oppdragsgiver i bedriftsøkonomiske termer.

Tildelingskriteriene vil kunne diktere både hvor mye arbeid leverandørene ønsker å legge ned for å finne innovative løsninger, det koster både tid og ressurser, og hvilke løsninger leverandørene ønsker å tilby i en konkurranse.

Leverandør – innovativt arbeidsmiljø

På den annen side, er det noe leverandøren selv har kontroll over som kan skape flere innovative løsninger? I følge forskeren Göran Ekvall (se kilde) viser det seg at en organisasjon som scorer høyt på følgende 9 av 10 dimensjoner (unntaket er: personlige konflikter) har et innovativt arbeidsmiljø:

Utfordringer beskriver den emosjonelle involveringen blant organisasjonens medlemmer med tanke på organisasjonens oppgaver og mål. Høy grad av utfordringer kjennetegnes ved at medarbeidere opplever glede og meningsfylt arbeid. De investerer derfor mye energi i arbeidet. Lav grad av utfordringer betyr at følelser som fremmedgjøring og likegyldighet er rådende, fellesstemningen og holdningene er apati og mangel på interesse for arbeidet og organisasjonen.

Frihet beskriver uavhengighet i atferd utøvet av medarbeidere i organisasjonen. Høy grad av frihet gjør at medarbeidere søker kontakter og gir og mottar informasjon, diskuterer problemer og alternativer, planlegger og tar initiativ av ulik art, og tar beslutninger. Liten grad av frihet innebærer medarbeidere som er passive, regelbundne og ivrige etter å forbli innenfor etablerte rammer.

Idéstøtte sier noe om hvordan nye ideer blir behandlet. I et støttende klima blir ideer og forslag mottatt på en oppmerksom og støttende måte av ledere og kollegaer. Medarbeidere lytter til hverandre og oppfordrer hverandre til å ta initiativ. Det skapes muligheter for å prøve ut nye ideer. Atmosfæren er konstruktiv og positiv. Når idéstøtten er lav, forekommer ordet ”nei” ofte. Hvert forslag blir umiddelbart avfeid ved motargumenter. Leting etter feil og bevisstgjøring på hindringer er vanlig respons på nye ideer.

Tillit og åpenhet inneholder den emosjonelle tryggheten i relasjoner. Når det er et høyt nivå av tillit, tør alle i organisasjonen å fremme ideer og meninger. Initiativ kan tas uten fare for represalier og latterliggjøring ved å mislykkes. Kommunikasjonen er åpen. Hvis tillit mangles vil medarbeidere være mistenkelig til hverandre og være forsiktige, for å unngå å gjøre feil. De er også redd for å bli utnyttet og ”frastjålet” sine gode ideer.

Dynamisme og livlighet dekker begivenhetsrikdommen i organisasjonen. I en organisasjon med en høy grad av dynamisme skjer nye ting hele tiden, og endringer mellom måter å tenke på og å håndtere saker skjer ofte. Det er en form for psykologisk turbulens som er beskrevet av mennesker i disse  organisasjonene som ”full fart”, ”go” etc. Den motsatte situasjonen kan bli sammenlignet med en rolig joggetur uten overraskelser. Der er ingen nye prosjekter, ingen nye planer. Alt går sin vante gang.

Lekenhet og humor representerer fremvist spontanitet og avslappethet. Organisasjoner som skårer høyt på denne dimensjonen karakteriseres ved et avslappet miljø med latter og humor. Det motsatte klimaet er karakterisert ved selvhøytidelighet og alvorlighet. Atmosfæren er formell og dyster. Latter og humor blir ansett for å være upassende.

Debatt sier noe om forholdet rundt motstridende synspunkt, ideer, og ulik erfaring og kunnskap. I den debatterende organisasjonen høres mange stemmer, og medarbeidere ønsker å fremme sine ideer. Når debatten er fraværende følger medarbeidere automatisk gitte pålegg om oppgavene og hvordan de skal løses.

Personlige konflikter dekker tilstedeværelsen av personlige og emosjonelle spenninger i organisasjonen, og er utelukkende negativ for kreativiteten. Konfliktnivået er høyt når grupper eller enkeltindivider misliker hverandre slik at klimaet kan bli karakterisert som ”krig”. Sammensvergelser er vanlige elementer i organisasjonen. Det er sladder og bakvaskelser. I det motsatte tilfellet samhandler og kommuniserer medarbeidere mer modent, og de har psykologisk innsikt og impulskontroll.

Risikotoleranse beskriver en organisasjons toleranse for usikkerhet. I tilfeller med høy risiko vil beslutninger og handlinger skje raskt, muligheter gripes og konkret eksperimentering foretrekkes fremfor detaljerte undersøkelser og analyse. I et risikounnvikende klima eksisterer det en forsiktig og avventende mentalitet. Medarbeidere prøver å være på den ”sikre siden”. De foretrekker å ”sove på saken”. De oppnevner komiteer og passer på å ha fullstendig ryggdekning for alt, før en beslutning tas.

Idétid beskriver hvor mye tid medarbeidere kan bruke (og faktisk bruker) for å arbeide med nye ideer. I organisasjoner med mye idétid er det muligheter for å diskutere og teste nye forslag som det ikke er planlagt eller inkludert i de oppsatte oppgavene, og medarbeiderne bruker denne muligheten. I det motsatte tilfelle er hvert minutt planlagt og spesifisert for..Tidspresset gjør det umulig å tenke utenfor instruksene og planlagte rutiner.

Mange faktorer

Det er mange faktorer som påvirker leverandørenes evne og vilje til å finne innovative løsninger. Det oppdragsgivere bør starte med er å sikre at kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene i størst mulig grad legger opp til at leverandørene både kan og ønsker å finne de innovative løsningene. Leverandørene på sin side kan gjøre noen betraktninger om hvordan eget arbeidsklima oppleves, og om dette er i tråd med kjennetegnene for et innovativt arbeidsmiljø.

Kronikken sto først på trykk i Moderne Transport, september 2012 

Kilder: Göran Ekvall (1996): Organizational climate for creativity and innovation. European Journal of Work and Organizational Psychology, 105-112.