Bevisst risikostyring sikrer gode innkjøp

Risiko har både positivt og negativt fortegn. Negativ risiko er truslene som kan påvirke prosessen, enten ved at kostnadene blir høyere enn forventet eller leveransen blir forsinket. Men risiko er også mulighet, det vil si at det kan gå bedre enn forventet. For eksempel levere et prosjekt tidligere enn planlagt og til lavere kost.

Å styre risiko gjennom hele kontraktens levetid handler om å ha et kontinuerlig fokus på hendelsene som kan påvirke kontrakten negativt eller positivt. Det må gjøres med utgangspunkt i visjonene, målene og strategien som er satt for virksomheten.

God risikostyring i anskaffelsesprosesser bidrar til:

• Sikre at selskapets penger brukes riktig
• Ivareta selskapets verdier
• Gi mer optimal ressursbruk
• Gi grunnlag for bedre beslutninger
• Være proaktiv og i forkant av hendelser

Fallgruver i innkjøpsprosesser

I offentlige innkjøpsprosesser er det mange ting som kan gå galt. Likevel er det få innkjøpere som gjennomfører systematisk risikostyring i sine prosesser. Det er mye å tjene på å få oversikt over mulige fallgruver og potensielle gevinster for innkjøpsprosjektet, styre risikoen og planlegge for hvordan risikoen skal håndteres.

Dårlig planlegging, feil tilnærming til markedet eller formelle feil kan stoppe hele innkjøpsprosessen og føre til økte kostnader eller forsinkelser for oppdragsgiveren. Årlig forsvinner flere milliarder av skattebetalernes penger til feilkjøp i offentlige anskaffelser. Manglende søkelys på hvilke muligheter som finnes hindrer derfor mulige gevinster.

Tidlig risikostyring

Risikostyring må settes i gang tidlig og være en viktig del når anskaffelsen planlegges. Risikostyring innebærer å kartlegge hvilke elementer som kan påvirke prosessen negativt og positivt, og legge konkrete handlingsplaner for hvordan disse overvåkes, følges opp og om mulig elimineres/kontrolleres. Som i alle andre prosesser, kan det oppstå uønskede hendelser i et anskaffelsesløp.

Ulike risikoelementer vil utfordre prosessene fortløpende – fra planlegging til implementering av den kjøpte varen eller tjenesten. Det kan være både politisk, økonomisk, kommersiell, teknisk eller operasjonell risiko. For eksempel kan det være en endret ressurssituasjon, et marked som responderer annerledes enn antatt, behove som endres underveis i prosessen, politiske føringer – eller andre forhold som forstyrrer prosessen. På motsatt side gjelder det å være oppmerksom på mulighetene som kan påvirke anskaffelsen positivt og gi mer gevinst enn det som først var planlagt.

4 steg til strategisk risikostyring

Normalt bør man gjennom fire steg for å utarbeide en god risikostyringsstrategi:

1. Identifisere risiko – hvilke forhold kan skape problemer for prosessen?
2. Klassifisere risikoen – hva er sannsynligheten for at risikoen inntreffer og hvilken konsekvens vil den ha dersom den inntreffer?
3. Identifisere korrigerende tiltak – hva skal gjøres for å redusere sannsynligheten for at risikoen inntreffer og konsekvensen av den.
4. Lage handlingsplaner – hvordan håndteres risikoen hvis den likevel inntreffer?

Hvordan håndtere risikoen?

• Risiko kan håndteres på flere forskjellige måter. Risikoens alvorlighetsgrad og anskaffelsens kompleksitet og omfang bør avgjøre hvilken metode som er best å bruke.
• Reduser risikoen ved å gjennomføre tiltak som påvirker sannsynlighet eller konsekvens, eller begge deler.
• Fordel risikoen internt eller eksternt ved å overføre risiko til interne eller eksterne parter.
• Unngå risiko ved å endre omfang eller plan for hvordan anskaffelsen gjennomføres.
• Risiko kan deles mellom involverte parter.
• Risiko kan bevisst aksepteres.
• Det kan være store gevinster å hente på å ha en systematisk og strukturert risikoanalyse som kontinuerlig følges opp i alle innkjøpsprosesser, uavhengig av innkjøpets omfang og kompleksitet.

Profesjonell innkjøpsledelse lønner seg

Det er nødvendig med god planlegging for å gjøre gode innkjøp. Risikostyring i anskaffelsesprosesser sørger for en mer profesjonell innkjøpsledelse og hindrer at uønskede hendelser får negative konsekvenser. På den måten kan det offentlige spare samfunnet for store kostnader på grunn av feilinnkjøp eller oppnå de potensielle gevinstene som anskaffelsen åpner for.

Lær mer om strategiske innkjøp her.