Har du en Korona-strategi for dine innkjøp?

Svært mange virksomheter opplever i dag en betydelig reduksjon i omsetning som følge av koronaviruset og tilhørende smitteverntiltak. Myndighetene er heldigvis raskt ute med en rekke ulike tiltak for å avhjelpe den vanskelige økonomiske situasjonen, men det vil variere fra bransje til bransje og virksomhet til virksomhet hvor godt tiltakene treffer. For de fleste vil det derfor være nødvendig å ta egne grep for å begrense presserende utfordringer og risiko og samtidig forberede veien videre.

Vi anbefaler følgende fremgangsmåte når det gjelder å skaffe seg en Korona-strategi for innkjøp og leverandørkjeder:

• Sørg for å ha full oversikt
• Iverksett de riktige umiddelbare grepene
• Vent ikke for lenge med å forberede normalisering og videreutvikling

Full oversikt

Sørg for at du har full oversikt over hva dere kjøper, fra hvem, hvor, når og hvorfor. Gode spendverktøy, som for eksempel Spendency, lar deg raskt og enkelt kategorisere din samlede spend og gruppere produkter og leverandører. Oversikten kan etableres på totalnivå, per forretningsområde og per avdeling/prosjekt/kontrakt.

Deretter bør man identifisere hvilke leverandører og leveranser som er mest kritiske for å opprettholde kjernevirksomheten, leveranser til de viktigste kundene, og egen omsetning og likviditet.

Husk at indirekte materiell og tjenester som reservedeler og spesial-tjenester kan være like kritiske som komponenter, råvarer og energi, og må inkluderes i en Korona-strategi.

Skaff deg full oversikt over all dialog, innsamlet og tilgjengelig informasjon om produksjons- og leveranseutfordringer for kritiske kategorier og produkter. Dette er et godt utgangspunkt for vurdering av risiko for at leveransesvikt kan oppstå.

Etabler en oppdatert situasjonsforståelse hos leverandørene: Be dem redegjøre for, og dokumentere sin situasjon: hvilken tilstand de er i, og hvordan de selv vurderer risiko for manglende evne til å oppfylle sine leveranseforpliktelser, og hvilken Korona-strategi de selv har.

Mange leverandører varsler i disse dager at de vil erklære Force Majeure. Husk at dette IKKE er et generelt frikort for alle leverandører til å slippe unna leveranseforpliktelser, revidere priser eller be kunden ta ansvar for endret valuta. Force majeure-formuleringer er forskjellige i mange kontrakter og har ikke èn felles betydning. Man må derfor tolke hver enkelt kontrakt for å se på betydningen.

Inventura Advokat har laget en enkel guide til Force Majeure-problematikken, den kan også lastes ned et annet sted på denne siden.

Analyser selv alle større innkjøpskontrakter for vurdering av hvilke muligheter det kan være for å reforhandle priser og betalingsbetingelser. Vurder også om leverandør raskt kan erstattes eller om bestemmelser om kjøpsplikt eller andre forhold, for eksempel markedssituasjonen, gjør dette vanskelig.

Iverksett umiddelbare grep

Iverksett umiddelbart eventuelle påkrevde innstramminger i innkjøpsrutiner, fullmakter og kostnadskontroll for å stoppe spend som ikke kan prioriteres i dagens situasjon.

Gå i dialog med leverandører for å reforhandle betingelser der kontrakten og leverandørens situasjon gjør dette mulig. Etabler eventuelt kontakt med alternative leverandører der dette kan være aktuelt.

For leverandører med høy risiko for leveransesvikt som heller ikke kan erstattes, sørg for at det finnes konkrete avhjelpende tiltak som kan iverksettes på kort varsel og med lav risiko.

Husk at det er i åpent og godt samarbeid med kritiske leverandører man best kan redusere risiko for manglende evne til å oppfylle leveranseforpliktelser. Hva kan du selv gjøre for å avhjelpe leverandørens situasjon?

Vent ikke for lenge med videreutvikling

Re-evaluer om det er behov for å gjøre endringer i leverandørporteføljen som kan redusere forsynings- og kostnadsrisikoen. Vurder leverandørenes evne til å stå imot vanskelige markedsforhold, deres forsyningskjede og kostnadsfleksibilitet.

Gjør egen kostnadsbase så robust og fleksibel som mulig ved hjelp av tiltak som for eksempel å:

• Vurdere å redusere risikoen for leveransesvikt av kritiske varer eller tjenester ved å allokere volum til mer enn èn leverandør i kritiske innkjøpskategorier
• Inkludere risikobetraktninger i avveininger rundt lager og logistikk. Er det en mulighet å øke lagervolumet av kritiske komponenter? Vil den økte kapitalbindingen rettferdiggjøres av risikoreduksjonen? Er det mulig å benytte leverandørens lagerkapasitet som «nødlager» for en lav ekstra kostnad?
• Skaff en god oversikt over substitutter – alternative leverandører eller komponenter som kan fylle samme behov de eksisterende.
• Øk standardisering av input til vare- og tjenesteproduksjonen. Dette vil normalt føre til at man kan benytte seg av flere leverandører, og gir paradoksalt nok mer fleksibilitet.
• Bytte ut en del av de faste kostnadene med variable. For eksempel leie utstyr istedenfor å kjøpe.
• Vurdere å endre hva slags tjenester som skal utføres internt eller kjøpes i markedet. Poenget er å balansere kostnadsfleksibilitet opp mot leverandør-relatert risiko og tilgang til kritisk kompetanse.

Vi vil også anbefale å legge til rette for effektiv fremtidig organisk og oppkjøpsbasert vekst ved å legge en plan for å forenkle, standardisere og fulldigitalisere ressurskrevende prosesser innen økonomi, HR og innkjøp.

Hvordan kan du få en Korona-strategi?

Inventura er Norges største og ledende rådgivningsmiljø innen forbedring av innkjøpsdrevne verdikjeder. Vi hjelper kunder i de fleste sektorer med anskaffelser og forbedringer, og kan derfor tilby et unikt erfaringsgrunnlag.

Vi er med våre kunder hele veien til resultatene er realisert, og vårt fokus er derfor tiltak som gir ønskede gevinster – og samtidig er gjennomførbare i praksis.