Hvordan få mest ut av kontrakten?
Etter at en kontrakt er inngått, starter innkjøpets siste og viktigste fase for kunde; kontraktforvaltningen.
Det er nå den reelle verdiskapingen settes i gang. Kontrakten og leverandøren skal følges opp slik at du tar ut gevinstene. Leverandøren skal oppleve deg som en attraktiv og profesjonell kunde. Hvordan skal du hente ut størst mulig gevinst for deg som kunde? Hvordan skal du være trygg på at du holder deg innenfor lover og regler som gjelder for din virksomhet?
Ved å sette strategisk kontraktforvaltning på dagsorden, kan du etablere en profesjonell dialog og samarbeid med leverandørene dine. Når begge parter bidrar til å utvikle hverandre skapes et verdifullt partnerskap. På sikt vil du hente ut langt større gevinster enn kontrakten ellers ville gitt.
Implementering av kontrakt
For å lykkes med implementeringen er det viktig at det er lojalitet til avtalen gjennom en god forankring i organisasjonen. Overleveringen er derfor en kritisk fase. Samtidig som du følger opp at selger overleverer avtalen til sitt apparat, må du sikre en grundig overlevering i egen organisasjon. Grunnlaget etableres ved å involvere både brukere og støttefunksjoner allerede ved behovsdefinering og utforming av tilbudsforespørsel. Utfordringen er ofte å få nøkkelspillere og «stakeholdere» til å endre atferd i tråd med kontraktens forutsetninger og opplegg for kontraktstyring.
Motstand mot endring kan være en stor utfordring, og det gjelder å synliggjøre gevinsten av endringen. Ved å legge til rette for en grundig implementering, der den nye avtalen blir gjort kjent og tilgjengelig for alle stakeholdere, sikrer du kjennskap og eierskap. Organisasjonens lojalitet vinnes best ved å synliggjøre bedre resultater. Var det noe med de gamle leveransene som «alle» i organisasjonen irriterte seg over? Kan du ved hjelp av ekstra fokus på den nye avtalen forbedre eller eliminere dette punktet? Du blir en endringsagent med kontrakten som styringsverktøy.
Prioritere ressurser til kontraktsforvaltning
De fleste kunder har flere kontrakter å forvalte. Det være seg kontrakter for den daglige driften, levering av varer og tjenester, kontrakter som skal dekke behov for en begrenset periode eller større investeringskjøp. Ulike kontrakter krever ulik grad av oppfølging fra kunde. For noen kontrakter vil det være uhensiktsmessig å bruke store ressurser på kontraktsoppfølging. For andre kontrakter vil det være kritisk med tett oppfølging. Riktig kontraktforvaltning sikrer riktig ressursstyring. Derfor er det kritisk å velge et passende nivå av kontraktsforvaltning for den enkelte kontrakt.
Gevinster ved kontraktsforvaltning
Det vil være mulig å ta ut en gevinst ved å implementere en «normal» grad av kontraktsforvaltning for de aller fleste kontrakter. Gevinsten trenger ikke bare være lavere pris eller totalkostnad for kontrakten som helhet. Gevinster fra riktig nivå av kontraksforvaltning inkluderer:
- Sikre kommersiell trygghet – riktig pris
- Sikre leveringstrygghet – rett tid
- Sikre avtalt produkt/tjenestekvalitet
- Redusert risiko for avvik
- Sikre leveransekapasitet hos leverandør
- Økt grad av etterlevelse til offentlige krav
- God tillit mellom partene
- Sikre ansvarlighet i verdikjeden
- Sikre godt samsvar mellom vare/tjeneste og behov
- Sikre riktig nivå på informasjonsflyt mellom partene
I tillegg er det viktig ikke å overinvestere ressurser i kontraktsforvaltning på kontrakter hvor det ikke er hensiktsmessig.
Typisk gevinstprofil ved kontraktsforvaltning
Illustrasjon av gevinst ved kontraktsforvaltning for fire ulike typer leverandører
