Manglende mål i statlige innkjøpsfunksjoner

På oppdrag fra DFØ har Inventura benchmarket anskaffelsesfunksjonen i ti statlige virksomheter. Arbeidet avdekket blant annet et stort behov for konkrete mål og bedre rutiner i statens innkjøpsfunksjon. Funnene er viktige for alle som jobber med innkjøp, og vi gir deg en oppsummering.

DFØs uttalte mål for benchmarken var å tilrettelegge for at de deltakende virksomhetene skulle lære av hverandre, og jobbe med å utvikle anskaffelser på tvers i offentlige virksomheter. Videre ønsket DFØ at benchmarken skulle bidra til læring i hele innkjøps-Norge.

Dette er andre gang Inventura gjennomfører denne analysen siden 2019. Sammen med Oslo Economics, har Inventura benchmarket innkjøpsfunksjonen i store, statlige virksomheter som NAV, Posten Bring og Skatteetaten. For de syv av ti virksomhetene som også deltok i 2019, har det vært særlig interessant å se utviklingen.

Grundig evaluering gir resultater

Gjennom prosjektet ble det utarbeidet et selv-evalueringsskjema for anskaffelsesfunksjonen med spørsmål innen innen fem ulike dimensjoner: kostnadsbesparelser, prosesseffektivisering, bærekraft, leverandørutvikling, og innovasjon og styring.

Hver deltakende virksomhet svarte ut spørsmålene, og ga seg selv score sett opp mot en definert beste praksis. Deretter gjennomførte Inventura og Oslo Economics heldagsmøter med samtlige virksomheter for å gjennomgå svar i spørreskjema og kalibrere svarene på tvers. Til slutt ble det gjennomført halvdagsmøter hvor virksomhetene fikk anledning til å korrigere svarene sine.

De offentlige virksomhetene la ned et godt stykke arbeid i å evaluere seg selv og dokumentere dette på en grundig måte. Slik ble heldagsmøtene gode faglige diskusjoner som bidro til læring, i stedet for en revisjon.

Prosjektet ga mange interessante funn, men de viktigste var følgende:

  • Svært mange hadde ikke utarbeidet konkrete mål for anskaffelsesområdet, og målene er sjeldent forankret i virksomhetens ledelse
  • Mange virksomheter kan bli flinkere til å forvalte og utvikle kompetansen hos sine ansatte
  • Virksomhetene kan etablere bedre rutiner og prosesser for oppfølging og utvikling av leverandører.

Rapporten og metode for analysen er nå publisert i helhet og kan leses på anskaffelser.no.

Inventura er stolte av å bidra til et så stort og viktig prosjekt, som bidrar til å løfte kompetansen på innkjøp i hele Norge.