Offentlige innkjøpere må snakke med markedet

Det er nødvendig med god og konstruktiv dialog med potensielle tilbydere før konkurransen om offentlige prosjekter lyses ut. Nå blir dette også fremhevet i regelverket.

En utstrakt dialog med potensielle tilbydere er alltid lurt, men brukes dessverre i alt for liten grad av offentlige innkjøpere. Ved god markedsdialog, i tillegg til undersøkelser i forkant av utlysning, vil oppdragsgiveren treffe bedre i markedet. Det innebærer at potensielle tilbydere i større grad vil forstå oppdragsgivers behov og prioritere konkurransen.

Frykt for å gjøre formelle feil i utlysningen

Formålet med regelverket om offentlige anskaffelser er effektiv ressursutnyttelse og økt verdiskapning i samfunnet. Dette kommer i praksis ofte i bakgrunnen. Det er lett å få inntrykk av at offentlige anskaffelser først og fremst handler om lover og regler. Frykten for å gjøre formelle feil kan bli større enn ønsket om å sikre effektiv ressursbruk og de gode samfunnsøkonomiske innkjøpene. Dette medfører at innkjøperen i alt for stor grad er redd for å snakke med markedet før konkurranseutlysningen.

Før innkjøpet gjennomføres må behovet avgrenses, defineres og verifiseres. Det er dessverre altfor ofte at anskaffelsesprosesser startes opp uten at oppdragsgiver fullt ut kjenner det egentlige behovet anskaffelsen skal dekke, eller evner å beskrive dette godt.

Det er selve behovet som bør beskrives, ikke hvordan behovet skal dekkes. Det kan være krevende å skrive behovs- eller funksjonsbeskrivelser i stedet for mer detaljerte kravspesifikasjoner. Behovs- og funksjonsbeskrivelser åpner for innovasjon, og gjør det mulig for leverandørene å skissere ulike alternativ som best oppfyller behovet. Tilbyders forslag kan vise seg å bli mer treffsikre, bedre og billigere enn om oppdragsgiveren selv beskriver løsningen.

Kvalitetskrav til ytelsen bør inngå i beskrivelsene. Ambisjonen bør være rett kvalitet, ikke høyeste mulig kvalitet.

Dialog avdekker behov

Når behovet er definert og verifisert, bør oppdragsgiver gjøre en avsjekk mot markedet. Ved å ha en god dialog med markedet vil oppdragsgiver vite mer om hva markedet kan tilby, hvilke løsninger som kan dekke behovet, samt om det er tilstrekkelig kapasitet til å sikre konkurransen. I tillegg er det viktig å sjekke at prosjektet og kontrakten er spesifisert på riktig måte.

Andre typiske forhold som avdekkes i markedsdialogen er hvilke løsninger som finnes, hvordan konkurransesituasjonen er, hvilke rammebetingelser som er avgjørende for å få de beste tilbudene og hva som eventuelt trigger leverandørene til å delta i konkurransen. God markedsdialog vil kunne åpne for innovative løsninger, og sikre at tilbyderne treffer bedre med sine tilbud. Det sikrer oppdragsgiver bedre tilbud å velge blant, samt at både oppdragsgivers og leverandørenes prosesskostnader reduseres. Kanskje viser markedsdialogen at prosjektet må justeres for å få en bedre konkurransesituasjon.

To eksempler på tiltak som kan bedre konkurransen i et presset marked er oppdeling av konkurranser slik at mindre aktører kan delta, eller å tilrettelegge for utenlandske leverandører.

Hvor tett kan markedsdialogen være?

Selvsagt går det en grense for hvor omfattende og tett dialogen med markedet skal være. Vår erfaring er imidlertid at ansatte i offentlig sektor er for forsiktige med å bruke handlingsrommet de har. Hvordan skal en offentlig innkjøper vite hva markedet kan tilby, hva som er de beste løsningene, om timingen er riktig eller om prosjektet bør omdefineres, dersom han ikke snakker med de potensielle tilbyderne? Markedsdialog er ikke bare lovlig. Det er veldig lurt!

Å sørge for tilstrekkelig innsats til forberedelse og markedsdialog er mer enn halve jobben på veien til gode innkjøp. Frykten for at revisjonen skal oppdage regelbrudd må ikke ødelegge for muligheter eller ønsker om å gjøre gode og effektive anskaffelser – som er lønnsomme også i et samfunnsøkonomisk perspektiv. Det er derfor et skritt i riktig retning når forslag til nytt regelverk om offentlig anskaffelser tydeliggjør innkjøperens mulighet for markedsdialog.

For få grønne innkjøp i Norge?