Seks tips til bedre brøytetjenester

Brøytetjenester har vært et hett tema hos Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) de siste årene. Det er liten tvil om at det er lett å trå feil når det skal gjennomføres en anskaffelsesprosess på dette området.

Vi har tatt jobben med å gjennomgå rettspraksis og kan dele seks konkrete, og generelle, tips til deg som er oppdragsgiver og skal inngå avtaler om brøytetjenester.

1. Husk å starte prosessen i tide! Det er ikke lenge til den første frosten legger seg, og anskaffelsesregelverket oppstiller frister oppdragsgiver må forholde seg til, avhengig av anskaffelsens størrelse.
2. Tenk før du snakker. Dersom du ikke oppnår konkurranse ved første forsøk, vær bevisst begrensningene knyttet til å gå i direkte dialog med leverandører. Det kan svi for lommeboken å trå feil. Ref. KOFA 2023/1023.
3. Ikke del opp ukritisk. Vær bevisst hvordan du deler opp anskaffelsen, dersom du har til hensikt å gjøre det. Det anbefales eksempelvis ikke å dele opp en brøyteanskaffelse i roder, med den hensikt å komme under forskriftens terskelverdier, da dette vil kunne medføre at du gjennomfører en ulovlig direkte anskaffelse. Ref. KOFA sak 2023/1023.
4. Egen erfaring er greit, men… Vær bevisst på hvordan du skal gå frem dersom du ønsker å vektlegge egen erfaring med leverandørene i evalueringen; denne fremgangsmåten forutsetter at det er kommunisert i konkurransedokumentene, samt at erfaringen er objektiv konstaterbar, dokumentert og etterprøvbar. Ref. KOFA sak 2023/617.
5. Vær bevisst de kvalifikasjonskravene du stiller. Ved behov for ettersending av informasjon, eksempelvis om omfanget av tilgjengelig utstyr til brøytetjenestene du anskaffelser, forutsetter det at det foreligger objektive holdepunkter for at kravet er oppfylt i opprinnelig tilbud. Ref. KOFA sak 2022/1593.
6. Undersøk unormalt lave tilbud! Anskaffelsesforskriften stiller krav til at oppdragsgiver undersøker lave pristilbud nærmere før de aksepteres jf. FOA § 24-9. Oppdragsgiver kan for eksempel kreve at leverandøren redegjør for tilbudets sammensetning. Ref. KOFA 2023/1069.

Av Charlotte Gulbrandsen