Slik gjør du korona-unntak fra anskaffelsesregelverket

Anskaffelsesregelverket inneholder strenge krav til anskaffelsesprosedyrer for innkjøp over en viss terskelverdi. Kravene skal bl.a. sikre best mulig konkurranse mellom potensielle tilbydere, og gjøre at oppdragsgivere mottar gode, konkurransedyktige tilbud.

COVID-19, eller koronaviruset, har fått store konsekvenser, og påvirker i mange tilfeller oppdragsgiveres behov og handlingsrom. I forbindelse med pandemien kan offentlige myndigheter få behov for å foreta særlige anskaffelser, eksempelvis innkjøp av medisinsk utstyr.

I noen situasjoner kan behovet være så akutt at det vil være vanskelig, om ikke umulig, å overholde og følge de strenge prosedyrekravene forskriften oppstiller.

Unntaksbestemmelser i anskaffelsesregelverket

Anskaffelsesregelverket inneholder unntaksbestemmelser som gjør at anskaffelsesprosesser kan tilpasses ekstraordinære situasjoner, slik som den vi står ovenfor i dag.

Forskriften åpner blant annet for at oppdragsgiver, hvor det er helt nødvendig, kan sette kortere frister. Man kan også gjennomføre konkurranser uten kunngjøring. I noen helt særlige tilfeller kan man også foreta direkte anskaffelser uten noen form for konkurranse.

Felles for unntaksbestemmelsene som åpner for at det kan gjennomføres såkalte «hasteanskaffelser» er at det må foreligge et akutt behov. Det skal også være umulig å overholde forskriftens alminnelige frister for anskaffelsesprosedyrene.

Må være tvingende nødvendig

Det skal med andre ord være tvingende nødvendig å gjennomføre anskaffelsen raskere enn det forskriften ellers tillater. At fristene skal være umulig å overholde, gjør at terskelen for anvendelse av unntaksbestemmelsene er høy.

Veilederen nevner liv og helse som et eksempel på hensyn som kan gjøre visse anskaffelser tvingende nødvendig.

På den andre siden kan pandemien føre til at det oppstår behov for å forlenge tilbudsfrister – enten av hensyn til oppdragsgivers- eller tilbudsgivers forhold.

Mange syke kan være grunnlag for unntak

Dette kan eksempelvis tenkes å være relevant dersom en offentlig myndighet på grunn av pandemien har så mange ansatte som er syke og/eller sitter i karantene, at det vil være vanskelig å få gjennomført anskaffelsen innenfor fristene som er satt.

Et annet eksempel vil være situasjoner hvor tilbyderne har problemer med å levere tilbud innen fristen på grunn av pandemien.

Prinsippet om konkurranse vil i slike situasjoner kunne tilsi at det foreligger en saklig grunn til å utvide tilbudsfristen. En slik utvidelse vil nemlig kunne føre til at det leveres inn flere tilbud, og konkurransen vil dermed styrkes.

Eksisterende kontrakter kan forlenges

Forskriften åpner også for at oppdragsgiver i visse tilfeller kan foreta endringer i eller forlenge en allerede inngått kontrakt – noe som ellers ville vært i strid med regelverket.

Her er det viktig å huske på det anskaffelsesrettslige prinsippet om forholdsmessighet. Det betyr at endringen eller forlengelsen ikke må være mer omfattende enn nødvendig. Det betyr også at endringen kun skal angå de deler som er nødvendig for oppdragsgiveren å anskaffe.

Last ned Inventuras oversikt

Inventura har laget en oversikt over de unntaksbestemmelser forskriften inneholder som kan være relevante i forbindelse med COVID-19 viruset.

Det bemerkes at hvorvidt de enkelte unntaksbestemmelser kan finne anvendelse, alltid vil bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle.

Det er derfor viktig at alle foretar en slik konkret vurdering av den enkelte situasjon i forkant. Da må du også begrunne og dokumentere at vilkårene for anvendelse av den pågjeldende unntaksbestemmelse er oppfylt. Dette dokumentet bør du så arkivere til eventuell senere bruk.