Slik unngås ulovlige innkjøp

Høsten 2019 dekket Bergens Tidende en større sak om at Øygarden kommune hadde tildelt veldig mange kontrakter til èn entreprenør. Advokat Harald Alfsen i Inventura Advokat ble bedt av BT om å kommentere saken i en rekke oppslag i avisen.

I korte trekk dreide saken seg om at kommunen har hatt for lav bevissthet om hvilke kontrakter man kunne bruke – og omfanget av disse. Kommunen viste til at de hadde brukt eksisterende rammeavtaler for innkjøpene sine, og at de ikke visste at disse hadde en øvrig grense. Dermed endte kommunen opp med å gjøre store mengder ulovlige innkjøp.

Advokat Alfsen og Inventura Advokat avdekket at kontraktene som var lyst ut hadde estimert verdi på 6 millioner kroner på håndverksmessig bistand, mens brukt volum var på ca 75 millioner. Kommuner kan i begrenset omfang gå ut over estimatet uten å lage ny konkurranse. Kommunen innrømmet at de hadde gått utover sine økonmiske rammer i kontrakten. Slike ulovlige innkjøp kan unngås med bedre oversikt over samlet kontraktsverdi på rammeavtaler.

Alfsen konkluderte med at kommunen hadde gjort ulovlige innkjøp for over 50-60 millioner kroner. Han dokumenterte også at kommunen antagelig ville få et gebyr fra Klagenemnden for offentlige anskaffelser (KOFA) på ca 6 millioner kroner dersom saken blir klaget inn.

Inventura Advokat har 5 råd for at ulovlige innkjøp kan unngås i kommunene:

1. Kjenn til hovedreglene
   • Mange kommuner er ikke kjent med den strenge reguleringen av ulovlige innkjøp. Kjøper man direkte fra en leverandør uten konkurranse, eller for mye på en rammeavtale eller etter at avtalen har gått ut, er dette nå betegnet som noen av de mest alvorlige bruddene. Derfor har Stortinget bestemt at man kan få et gebyr på opptil 15% av kontrakten for slik ulovlig praksis.

2. Oversikt over innkjøp
   • Skaff oversikt over kommunens løpende kontrakter. Dette kan gjøres ved å lage en kontraktsoversikt. Har man ikke dette, kan man ta uttrekk av reskontro og få en oversikt over eksisterende leverandører. Så må man sjekke hvor mange av disse som faktisk har en lovlig inngått avtale.

3. Lag innkjøpsplaner
   • Det er først med gode innkjøpsplaner kommunen får god oversikt over prosjektene fremover. Og kan planlegge hvilke kontrakter de vil ha rammeavtale på, og hvilke de heller vil lyse ut for det enkelte prosjekt. Dette er også eneste måte de kan gjøre lovlige terskelverdiberegninger på.
   • Dessuten må de ha et god oversikt over når avtaler går ut, slik at de i tide kan starte arbeidet med nye avtaler. Lengre avtaler enn fire år er normalt ikke tillatt for kommunene.

4. Unngå kjøp utenom avtaler
   • Ofte er innkjøpsfullmakter delegert til enhetsledere. Dette kan gi effektivitet, men medfører ofte at enhetslederne ikke har kompetanse til verken å estimere volum, foreta terskelverdiberegning eller gjennomføre korrekte konkurranser. Derfor bør kommunen enten samle volumet hos en sentral innkjøpsenhet, eller sørge for så god oversikt til enhetslederne at de ikke kjøper fra andre leverandører enn de som har avtale med kommunen.

5. Ha kommersielt fokus
   • De fleste ansatte i en kommune er velkjent med saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven. Men disse gjelder som hovedregel ikke i anskaffelsessaker. Gjennomføring av offentlige anskaffelser er innenfor kommunens private autonomi og økonomiforvaltning, og er som hovedregel ikke omfattet av forvaltningsloven. Det betyr blant annet at kommunen bør benytte konkurranse med forhandlinger, og ikke anbudskonkurranser, hvor forhandlinger ikke er tillat.
   • Kommunene bør også benytte anledningen til kun å definere behovet de skal ha dekket, og så la leverandørene komme med forslag til løsning. Det er nesten alltid leverandøren som vet best hvordan en sak bør løses.
   • Det er full frihet ved valg av tildelingskriterier. Derfor bør kommunen ha fokus på balansen mellom eksempelvis kvalitet, pris, miljø, oppgaveforståelse og leveringssikkerhet.