Ti tips for å lykkes med digitale forhandlinger

Erfaringen med digitale forhandlinger er at det fungerer godt, spesielt i forbindelse med enklere forhandlinger. Her får du 10 konkrete, enkle og brukervennlige tips.

Noe av den største fordelen med digitale forhandlinger er at det er meget tids- og kostnadsbesparende. For å lykkes med digitale forhandlinger bygger man på grunnleggende praksis for analoge forhandlinger, som gode forberedelser, klar oppgaveforståelse, omforent mål og forhandlingsstrategi, og ikke minst riktig kompetanse.

10 tips som bidrar til gode Digitale forhandlinger:

Før gjennomføringen

  • Forhandlingstemaet må ha gjort en tydelig avklaring av målet med forhandlingen og hva som er agenda. Gode forhandlinger krever alltid en klar agenda – dette er enda viktigere i digitale forhandlinger, og bør være med i invitasjonen som sendes ut. Inkluder også praktiske føringer/ rammer for møtet. F.eks. de som ikke snakker skal være mutet, det forventes at samtlige har kamera på. Kamerabruk er viktig – i forhandlinger på video mister man mye av kroppsspråket som man ellers ser rundt bordet. Når man i det minste ser deltakerne, får man litt inntrykk av hvordan de reagerer på det som blir sagt.
  • Ha parallelle teams-innkallinger med eget navn som skiller seg ut for å sikre at man er i rett møte til enhver tid. Dette fungerer som et virtuelt parallelt møterom til bruk i pauser og for interne avklaringer i forhandlingsteam (begge parter). For mer avanserte brukere kan funksjonen rundt break-out room vurderes.
  • Avklar med eget forhandlingsteam hvordan gjennomføringen skal foregå. Skal teamet sitte sammen på et felles møterom eller skal man operere fra forskjellige lokasjoner? Skal det fordeles taletid mellom teammedlemmene basert på temaene som skal gjennomgås? (eks. tekniske avklaringer presenteres av teknisk ressurs)
  • Sørg for å ha nok tid i og mellom forhandlingsmøtene dersom man har flere forhandlinger samme dag
  • Avtal hvordan man skal bruke time-out og pauser underveis.
  • Dersom opptak av møtet er aktuelt, husk å gjøre nødvendig forberedelser rundt samtykke og andre krav til personvern. Vær bevisst på at bruk av opptak kan oppleves påtrengende og kan ha negativ påvirkning på forhandlingsklimaet.

Under gjennomføringen

  • Forhandlingsleder presenter agendaen for møtet og gjentar de praktiske rammene som er beskrevet i invitasjonen.
  • Dersom behov for time-out, husk å informer hvor lenge man blir borte. Dette gjelder begge parter.

Etter gjennomføringen

  • Evaluer gjennomføringen internt teamet, hva fungerte og hva kan forbedres.
  • Send ut referat til godkjenning. Dette er viktig for at det man har blitt enige om i møtet forplikter.

Disse 10 tipsene er et ekstrakt fra våre erfaringer. Inventura har gjennomført mer enn 250 digitale forhandlingsmøter så langt i denne Covid-19 perioden.

Ved å benytte seg av disse tipsene, vil du fremstå som ryddig og profesjonell. Pandemien har akselerert bruken av virtuelle møteplattformer. Det må forventes at digitale forhandlinger vil praktiseres også etter pandemien – ikke minst fordi det er kostnadseffektivt.

Neste nivå på å gjennomføre gode digitale forhandlinger handler mye om hvordan man kan klare å etablere og gjennomføre digitale forhandlinger i en atmosfære kjennetegnet av tillit, kreativitet og løsningsfokus.

Dette er viktig når man søker å løse utfordringer man ikke har svar på selv, hvor gjerne pris ikke er den avgjørende faktor, eller hvor det er få leverandører i markedet. Dette vil være tema i neste artikkel om digitale forhandlinger.

Se presentasjon fra Inventuras webinar om digitale forhandlinger her.

Se webinaret i opptak her.

 

 

Lær mer om digitale forhandlinger

Her kan du laste ned presentasjonen fra Inventura sitt webinar om digitale forhandlinger.

    Rolf Wergeland

    Partner / Leder Salg og Forretningsutvikling

    rolf.wergeland@inventura.no 480 48 659
    Se alle ansatte