Kontrakter til besvær

Tema Regulatorisk

Emne Kontrakter

Tirsdag 19. juni kunne Aftenposten fortelle at Oslo kommune har blitt overfakturert av en entreprenør for beløp som kan være i millionklassen. Gjennom mange års erfaring som rådgivere til offentlige innkjøpere har vi sett at mangelfull kontraktsoppfølging har blitt et større og større problem. Det er fem årsaker til dette.

For det første har kravene til offentlige anskaffelser blitt så omfattende og kompliserte at innkjøpere bruker alle kreftene sine på innkjøpsprosessen. Offentlige innkjøpere skal legge vekt på flere og flere «gode formål», og anskaffelsesregelverket har blitt krevende å håndtere. Ved offentlige innkjøp dekker lov om offentlige anskaffelser som hovedregel bare perioden frem til kontrakten er signert, deretter gjelder kun det som står i kontrakten. Mange puster nok lettet ut når kontrakten er signert og man «er ferdige med» den strengt regulerte anskaffelsesretten.

For det andre er ikke innkjøpere i stor nok grad oppmerksomme på hvordan leverandørene tenker. Partene i en kontrakt er selv ansvarlig for seg og sitt, selv om de skal opptre lojalt overfor hverandre. En leverandør har lov til å være taktisk, og det er ofte i deres interesse. Fenomenet «taktisk prising» er et gjentakende diskusjonstema, der en tilbyder som ser svakheter i konkurransegrunnlaget priser lavt for å vinne kontrakten, for deretter å hente inn fortjenesten ved å ha priset høyt noe som han forventer tilleggsbestilling på. Taktisk prising trenger i seg selv ikke å være ulovlig, og innkjøpere bør derfor bruke virkemidler i konkurransegrunnlaget for å begrense muligheten til slik prising.

For det tredje setter ikke det offentlige på nok kompetente personer til å følge opp kontrakten. Man må ha jevnlige rutiner for å følge opp at man får det som er avtalt og ikke betaler for mye. Om nødvendig må man følge opp leverandørens produksjon og underleverandører og gjøre revisjoner.

For det fjerde må partene ha et aktivt forhold til hvordan endringer skal håndteres. I alle kontrakter bør det være rutiner som trer inn når forholdene og behovene ikke er slik man forventet. Endringer må dokumenteres skriftlig, og det bør være en klar mekanisme som styrer hvordan justeringer av prisene skal skje.

For det femte må offentlige innkjøpere bruke mer tid på å påpeke mangler, sette frem reklamasjoner, gi dagbøter for forsinkelser og forfølge leveranser som ikke lever opp til avtalen. Det er også et viktig poeng at dersom innkjøper skal legge vekt på sine gode eller dårlige erfaringer ved et offentlig innkjøp, må han kunne vise til dokumentert oppfølging fra tidligere dårlige leveranser. På denne måten vil man over tid bli kvitt dårlige leverandører på lovlig måte.