For de fleste virksomheter er innkjøp en sentral del av driften. For å sikre gode kjøp og prosesser rundt kjøp, må det gjøres grundig forarbeid.

Et grundig forarbeid bidrar til at innkjøpsprosessen ivaretar hensyn til effektivitet, integritet og kvalitet, samt oppfyller grunnprinsippene for gode innkjøpsprosesser:

  • Konkurranse
  • Likebehandling
  • Forutberegnelighet
  • Etterprøvbarhet
  • Forholdsmessighet

Når disse prinsippene er oppfylt, fremmes effektiviteten, integriteten og kvaliteten i innkjøpsprosessen. Et godt forarbeid er ikke den mest tidkrevende delen av et innkjøp, men det kan likevel være det viktigste du gjør under en innkjøpsprosess.

 

Inventura kan bidra til å sikre et grundig forarbeid i alle ledd som legger det beste grunnlaget for et godt kjøp.

Slik gjør Inventura prosessen:

Steg 1:
Når en idé om å anskaffe noe oppstår, er det viktig med en nøye prosess for å vurdere behovet. Dette inkluderer avklaringer av om behovet finnes, hva som er formålet med innkjøpet og det å tenke gjennom størrelse, gevinst, ressursbruk og rammer. Hvis vi etter disse avklaringene lander på at behovet eksisterer, går i videre i prosessen.

Steg 2:
Her setter vi opp et forslag til mandat, og får godkjenning av den i virksomheten som har fullmakt til å gi det. Et mandat vil være sentralt for gjennomføringen av en innkjøpsprosess og fungere som et beslutningsgrunnlag gjennom prosessen.

Steg 3:
Vi vurderer innkjøpets størrelse og viktighet, og setter eventuelt sammen et innkjøpsteam som inneholder nødvendig kompetanse. Teamets første oppgaver er å utarbeide en plan som spesifiserer rammer for innkjøpsprosessen og å vurdere eksisterende kontrakter.

Steg 4:
Innkjøpsteamet definerer behovet. En overordnet definering skjer ved å kartlegge hva kjøpet skal brukes til, hvem som skal bruke det, involvering av interessenter og egen oppfatning.

Steg 5:
Det vi skal kjøpe beskrives i en spesifikasjon som kan deles med markedet. Her må det vurderes hvorvidt spesifikasjonen skal være åpen eller lukket, og hvilke elementer som skal inngå for å definere ytelsen. Spesifikasjonen er sluttresultatet for forarbeidet, som nå er gjennomført på en god og grundig måte.

Som bedrift er du avhengig av å ha et godt omdømme og tillit i markedet, og gjennom etisk gode innkjøp er du langt på vei. For å bygge opp et godt omdømme er det viktig at du som innkjøper legger vekt på handlinger over ord, og det etiske aspektet i innkjøp vil kunne ivaretas særlig gjennom grundig forarbeid.

Matias Haukom

Partner / Leder Drift / Leder Operasjonelle Tjenester

matias.haukom@inventura.no 957 90 625
Se alle ansatte