Implementering

Innkjøp er en tverrfaglig aktivitet, det er et spennende fagområde som har røtter inn i funksjoner som økonomi, juridisk, sikkerhet, produksjon, drift og ledelse. God erfaring fra innkjøp er veldig nyttig for å forstå de ulike prosessene i en virksomhet. For å lykkes med en innkjøpsprosess, er det avgjørende å involvere og håndtere de ulike interessentene gjennom hele prosessen. Innkjøpshjulet kan være et godt verktøy å bruke for å sikre et godt samarbeid.

Hva er viktig når vi har inngått en avtale?

Det er spesielt viktig å ivareta det som er avtalt tidligere i innkjøpsprosessen og implementere dette, slik at kunden får leveranser fra leverandør i henhold til avtalen. Etter at avtalen er inngått skal partene «oppfylle» avtalen. Det innebærer at leverandøren leverer de avtalte varer og tjenester og at kjøper betaler og gjøre nytte av dette etter intensjonen. Sammen med leverandøren har vi et felles mål via innkjøpet: Vi skal skape verdier sammen. Da må vi sørge for at det finnes rutiner og systemer som ivaretar innføring av innkjøpsavtalene.

Hvorfor er implementering viktig?

Når vi inngår avtaler bør vi sikre at de som er brukere av avtalen får god nok informasjon om mål, gevinster og innhold, og god opplæring i hvordan avtalen skal brukes. Opplæring og erfaringsoverføring skal bidra til å sikre eierskap til hvem som er ansvarlig for hva. Gjennomgang av innkjøpsomfang med involverte parter er for eksempel viktig for å kvalitetssikre at alle krav og behov er forstått på samme måte. Felles forståelse er viktig for å hjelpe organisasjonen til å bruke avtalen som planlagt. God implementering av avtaler er viktig ikke bare fordi det innebærer kjennskap til, men også forståelse om hvorfor avtalen er blitt inngått og hva virksomheten ønsker å oppnå med avtalen på operativt og strategisk nivå. Det kan for eksempel være helt nødvendig for å overleve som bedrift i markedet. Innkjøpsavtalen kan være et strategisk mål for å redusere kostnader og sikre arbeidsplasser. Når vi kjenner til hensikten med avtalen er det enklere å skjønne hvorfor «vi gjør som vi gjør», og hva vi skal gjøre for å hente ut de ønskede gevinster.

Slik sikres god implementering av avtaler:

• Klar definisjon av roller og ansvar
• Etablere rutiner og prosesser for implementering
• Gjøre avtalen kjent for brukerne

Det er viktig å sette av tid til å lære opp brukere i avtalen. Informasjon om avtalen kan omhandle følgende emner:

• Bakgrunn for inngåelse av avtalen og gjennomgang av vilkår
• Kontaktinformasjon til avtalepartene
• Avtalens varighet, omfang og forventet verdi
• Avtalt kvalitet og leveringstidspunkt for leveransen
• Avtalt samarbeid- og oppfølgingsnivå
• Avtalt fakturering og eventuell prisregulering
• Avtalte rutiner for endringsordre, garanti- og reklamasjon samt eventuelle sanksjoner
• Usikkerheter knyttet til avtalen