10 tips til balanserte kontrakter

En balansert kontrakt har lik innsats og ansvar for begge parter i hele kontraktens levetid. Balanserte kontrakter skaper likevekt, bedrer samarbeidet, gir god stabilitet og bidrar til å sikre at leveransen blir levert innen avtalt tid, og med forventet kvalitet.

I første omgang kan det virke fornuftig for en oppdragiver å «sikre seg selv» i et kontraktsforhold ved å laste mest mulig risiko over på motparten. En såkalt «win-loose»-holdning. I det lange løp vil imidlertid et slikt ubalansert kontraktsforhold kunne gi høyere priser, lavere kvalitet, konfliktfylt kontraktsoppfølging og i verste fall konkurs. I balanserte kontrakter tilstrebes heller «win-win»-situasjon for alle parter.

Et godt forbilde for gode kontrakter

Det offentlige Norge skal være et forbilde for det gode innkjøp jf. Lov om offentlige anskaffelser (LOA) § 1 «Loven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.»

Presisering av hva som ligger i denne formålsparagrafen står i Meld. St. 22 (2018-2019) «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser». I denne meldingen presiseres det at oppdragsgivere må legge til rette for god konkurranse i sine anskaffelser, og være bevisste på at valgene de gjør potensielt kan være konkurransebegrensende. Her nevnes spesielt faren ved ubalanserte kontrakter.

Et typisk eksempel på en ubalansert kontrakt er der oppdragsgiver overfører urimelig risiko til leverandøren for forhold og hendelser som leverandøren ikke har kontroll over. Samt tilfeller der kostnads- og tidskonsekvensen ikke kan estimeres på forhånd. Konsekvensen i slike tilfeller kan være at leverandøren ikke ønsker å delta i konkurransen, eller tar vesentlige forbehold.

Vær sikker med standardkontrakter

På lik linje med offentlige aktører bør også private virksomheter etterstrebe balansere kontrakter. Likevel er det mange eksempler på kontrakter som har en betydelig ubalanse i den ene eller andre retning. I slike forhold vil leverandørene føle seg tvunget til å inngå kontrakter med for eksempel reduserte rater – og får dermed en større risiko enn de har evne til. Særlig innen olje- og gass-sektoren finnes det eksempler på dette. Alternativet for leverandørindustrien er ikke å få oppdrag i det hele tatt.

Alle oppdragsgivere, både private og offentlige, må derfor være sitt samfunnsansvar bevisst. Alle må sørge for gode kontrakter med balansert risikofordeling mellom partene, i tråd med hvem som er nærmest til å bære risikoen. Standardkontrakter er et viktig virkemiddel for å oppnå et balansert kontraktsforhold.

Ved bruk av standardkontrakter må en være bevisst på nye utgaver av kontrakten, og begrunnelsen for eventuelle endringer. Man må også være oppmerksom på spesielle betingelser som får prioritet foran de bestemte vilkårene. Avvikene må derfor alltid vurderes – hvor nødvendige er de, og hva vil merkostnadene ved å gjøre endringene være?

Ut over kontraktsvilkår har oppdragsgivere frihet til hvilke krav som stilles til leverandørene og leveransene. Kost-/nytte-vurderinger av kravene må gjøres, og unødige og overflødige krav bør unngås.

En god og balansert kontrakt, hvor partene er tro til kontraktsvilkårene, skaper gode samarbeidsforhold og reduserer konfliktnivå mellom partene.

Slik får du balanserte kontrakter

1. Bruk standardkontrakter
2. Ta bevisst valg av prisformat
3. Velg realistisk incentivstruktur (bonus/bøter) som er i tråd med risikobildet
4. Tilpass kompensasjonen til leverandørens kostnadsstruktur
   Kompensasjonen må gjenspeile leverandørens kostnadsstruktur, i både tjenesteproduksjon, materialer, logistikk etc.
5. Prekvalifiser kun potensielle vinnere
   Ikke misbruk tiden til leverandører i anbud de ikke kan vinne.
6. Begrens leverandørens tilbudsarbeid
   Unngå å stille unødvendige og overflødige krav.
7. Forstå og analyser innspill og forbehold
   Alle innspill fra leverandøren må vurderes nøye, for å sikre at det ikke skyver på risikoforholdet i kontrakten.
8. Etabler et godt samarbeid med leverandøren
   Gode personlige relasjoner og gjensidig respekt løser mange konflikter før de har oppstått.
9. Administrer kontrakten kontinuerlig
   Vær tro til kontrakten fra dag 1, og unngå store endringer så langt det lar seg gjøre.
10. Sikre forbedringer og effektivisering
    Både hos kjøper og hos leverandør.