Inventura er opptatt av å sikre korrekt god og korrekt behandling av personopplysninger. I denne personvernerklæringen beskriver vi innsamling, bruk, lagring og deling av personopplysninger.

Innledning

Inventura behandler personopplysninger i tråd med

  • Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) (LOV-2018-06-15-38 )

og

  • EØS-avtalens vedlegg XI nr. 5e (forordning (EU) 2016/679) om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger (som heretter omtales som GDPR).
    Denne erklæringen er utarbeidet i tråd med prinsippene i personopplysningsloven og GDPR.

Inventura ved administrerende direktør er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Administrerende direktør har delegert ansvaret for håndtering av personopplysninger som følger:

  • Leder Bergen for ansatte, tidligere ansatte og jobbsøkere knyttet til Inventuras kontor i Bergen.
  • Leder Oslo for ansatte, tidligere ansatte og jobbsøkere knyttet til Inventuras kontor i Oslo.
  • Økonomisjef for styremedlemmer og aksjonærer.
    Salgs- og markedssjef for personopplysninger knyttet til registrerte som er tilknyttet kunder, samarbeidspartnere, leverandører og potensielle kunder.

Det som her er beskrevet om personopplysninger vedrørende tidligere ansatte, omfatter også tidligere innleid personell.

Inventura har en egen personvernerklæring for ansatte og innleid personell, som er tilgjengelig på Inventuras intranett.

Hvilke personopplysninger Inventura innhenter og behandler

Tidligere ansatte

Inventura samler inn og behandler følgende kategorier med opplysninger om tidligere ansatte:

  1. Identifikasjonsinformasjon og kontaktinformasjon:
    1. Navn og personnummer.
    2. Telefonnummer, e-postadresser, postadresse
  2. Informasjon om ansettelsesforholdet:
    1. Ansettelsesdato, sluttdato, stillingstittel, avdeling, stillingsbrøk, søknader
    2. Timelister, evaluering av arbeidsutførelsen, medarbeiderundersøkelser, medarbeidersamtaler, personlighetstester, disiplinærtiltak, fraværsgrunner, permisjoner
    3. Informasjon om inntekt og andre ytelser som knytter seg til arbeidsforholdet, bonuser, kontonummer
  3. Informasjon som fremkommer av CV:
    1. Utdanning, arbeidserfaring, referanser og annet som er relevant for den enkeltes utøvelse av sine arbeidsoppgaver som ansatt i Inventura, foto.

Jobbsøkere

Inventura samler inn og behandler følgende kategorier med opplysninger om ansatte:

  • Søknad, CV, attester, referater, karakterutskrifter, personlighetstester

Styremedlemmer og aksjonærer

  • Navn, fødselsdato og epostadresser, postadresse, opplysninger om aksjonærforhold slik som aksjonærbeholdning, deltakelse på generalforsamlinger, stemmegivning, utbyttebetalinger og tildeling av aksjer ved tegning, opplysninger knyttet til styremøter, godtgjørelser, kontonummer for utbetaling av utbytte og vederlag

Kontaktpersoner og andre ansatte hos kunder, potensielle kunder, samarbeidspartnere og leverandører

  • Navn, telefonnummer og e-postadresser, postadresse til arbeidsgiver, stillingstittel og avdeling hos arbeidsgiver.
  • For private kunder vil i tillegg privatadresse innhentes og behandles.
  • Registrering av åpning av nyhetsbrev og hvilke lenker som åpnes.

Formålet med og rettslig grunnlag for Inventuras innhenting og behandling av personopplysninger, og hvordan disse opplysningen benyttes

Inventura innhenter og behandler personopplysninger i første rekke fordi og i den grad dette er nødvendig for å drifte virksomheten. Videre vil innhenting og behandling av slik informasjon være nødvendig for å etterkomme lovpålagte krav fra offentlige myndigheter. Det vil også være nødvendig å behandle informasjon for å ivareta virksomhetens kontraktsforpliktelser.

Opplysninger om tidligere ansatte

Identifikasjonsopplysninger og kontaktinformasjon, opplysninger som knyttes til ansettelsesforholdet

Formål og hvordan opplysningene brukes:

Behandling skjer kun i den grad det er nødvendig for å sikre virksomhetens drift, holde oversikt over tidligere ansatte, sørge for korrekt etterbetaling av lønn og ytelser, og for å inngi korrekt informasjon til offentlige myndigheter. Opplysningene oppbevares i Inventuras systemer og systemer som håndteres av underleverandører.

Inventura oppbevarer informasjon om timelister, informasjon om permisjoner osv, evaluering av arbeidsutførelsen, medarbeiderundersøkelser, medarbeidersamtaler o.l.

Rettslig grunnlag:

GDPR Artikkel 6 b): behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale (arbeidsavtalen) som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.

GDPR artikkel 6 c): behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige.

GDPR artikkel 6 f): behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige (Inventura).

Informasjon som knyttes til CV

Formål og hvordan opplysningene brukes:

Informasjon om den enkeltes CV, vil kunne oppbevares og benyttes i forbindelse med tilbud og markedsføring i den grad det refereres til arbeid, oppdrag, erfaring eller kunnskap opparbeidet i løpet av den enkeltes arbeidsforhold hos Inventura, og kun i en overgangsfase i perioden rett etter at arbeidsforholdet er avsluttet.

Rettslig grunnlag:

GDPR artikkel 6 f): behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige (Inventura).

Opplysninger om jobbsøkere
Formål og hvordan opplysningene brukes:
Opplysningene brukes til å vurdere om den enkelte jobbsøker skal ansettes i virksomheten eller ikke, og for å holde oversikt over hvem som har søkt på stillinger i selskapet.

Rettslig grunnlag:

GDPR artikkel 6 a): den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål.

GDPR artikkel 6 f): behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige (Inventura).

3.3 Styremedlemmer og aksjonærer

Formål og hvordan opplysningene brukes:

Inventura innhenter og behandler personopplysninger for å føre aksjeeierbok. Denne er etter aksjeloven offentlig tilgjengelig. Protokoller fra generalforsamlinger blir arkivert og gjort tilgjengelig for aksjonærene. Opplysninger sendes inn til offentlige myndigheter i tråd med lovpålagte krav.

Opplysninger om styremedlemmer blir lagret for å kunne sørge for utbetalinger av vederlag for styrearbeid. Protokoller og referater fra styremøter blir arkivert. Opplysninger sendes inn til offentlige myndigheter i tråd med lovpålagte krav.

Rettslig grunnlag:

GDPR Artikkel 6 b): behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.

GDPR artikkel 6 c): behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige.

GDPR artikkel 6 f): behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige (Inventura).

Kontaktpersoner og andre ansatte hos kunder, potensielle kunder, samarbeidspartnere og leverandører

Formål og hvordan opplysningene brukes:

Inventura innhenter og behandler personopplysninger om kontaktpersoner for å kunne etterleve kontraktsforpliktelser overfor våre kunder samarbeidspartnere og leverandører. Videre benyttes kontaktinformasjon for markedsformål. Dette gjelder utsendelse av nyhetsbrev og informasjon om Inventuras aktiviteter slik som kurs og seminarer. Andre personer enn kontaktpersoner vil også kunne være registrert, av samme grunner som gjelder kontaktpersoner.

Rettslig grunnlag:

GDPR artikkel 6 a): den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål (utsendelse av nyhetsbrev)

GDPR artikkel 6 c): behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige (kontrakter med kunder, samarbeidspartnere og leverandører).

Hvordan samler Inventura inn personopplysninger

Inventura innhenter personopplysninger fra følgende kilder:

  1. Fra den registrerte selv:
    1. Alle typer personopplysninger.
  2. Fra offentlige myndigheter:
    1. Skatteetaten: Informasjon om skattetrekk m.v.
    2. NAV: Informasjon knyttet til sykemeldinger, permisjoner o.l.
  3. Fra kunder og samarbeidspartnere
    1. Informasjon knyttet til den enkeltes utførelse av sine arbeidsoppgaver
  4. Fra tidligere arbeidsgivere og oppdragsgivere
    1. Informasjon knyttet til den enkeltes utførelse av sine arbeidsoppgaver i tidligere arbeidsforhold.

Plikt til å inngi personopplysninger

Inventura innhenter og behandler kun personopplysninger som anses nødvendig for å kunne oppfylle virksomhetens forpliktelser overfor den enkelte, overfor offentlige myndigheter, eller som er nødvendig ut fra Inventuras behov for virksomhetsstyring.

Aksjonærer og styremedlemmer er pliktig til å avgi slike personopplysninger som fremkommer av denne erklæringen, i den grad personopplysningene skriver seg fra vedkommende. Det er unntak for bruk av fotografier til nettsted og i CV, som er frivillig fra den enkeltes side.

Registrerte som er kontaktpersoner og andre ansatte hos kunder, potensielle kunder, samarbeidspartnere og leverandører har ikke har plikt til å oppgi personopplysninger.

Hvilke tredjeparter opplysningene deles med

Inventura deler personopplysninger med offentlige myndigheter der hvor dette er lovpålagt, herunder:

  • Skatteetaten: Informasjon om lønn og andre forhold som er pålagt å dele med skatteetaten.
  • NAV: Informasjon om sykemeldinger og permisjoner o.l.

Videre benytter Inventura følgende tjenesteleverandører som er databehandlere på vegne av Inventura. Disse databehandlerne mottar, behandler og oppbevarer personopplysninger om ansatte og innleide:

  • Evry: Evry har i dag ansvaret for Inventuras driftsplattform, herunder for lagring av data inkludert personopplysninger, som lagres elektronisk av Inventura. Inventura har inngått databehandleravtale med Evry.
  • Telecomputing: Telecomputing vil fra oktober 2018 overta ansvaret for Inventuras driftsplattform, herunder for lagring av data inkludert personopplysninger, som lagres elektronisk av Inventura. Inventura har inngått databehandleravtale med Telecomputing.
  • Bookkeeper: Mottar fra Inventura og behandler opplysninger om lønn, vederlag, utbytte, reiseregninger osv som er nødvendig for å sikre riktige lønnsutbetalinger, herunder også navn, personnr, kontonumre og kontaktinformasjon. Inventura har inngått databehandleravtale med Bookkeeper.
  • Simployer: Mottar fra Inventura og behandler informasjon om sykemeldinger og permisjoner om den enkelte. Simployer mottar ikke informasjon som faller inn under særlige kategorier av personopplysninger slik som helseopplysninger. Inventura har inngått databehandleravtale med Simployer.
  • CV-Partner: Mottar fra Inventura og behandler informasjon som fremkommer av den enkeltes CV, herunder bl.a. utdannelse, arbeidserfaring og referanseprosjekter. Inventura har inngått databehandleravtale med CV-Partner.
  • Finn.no: Mottar og behandler personopplysninger om jobbsøkere. Inventura har inngått databehandleravtale med Finn.no.
  • Mailchimp: Mottar og behandler kontaktinfo som benyttes til å sende ut nyhetsbrev, samt registrere åpning av eposter og bruk av lenker. Inventura har inngått databehandleravtale med Mailchimp.

Personopplysninger om kontaktpersoner og andre hos kunder, leverandører, potensielle kunder og samarbeidspartnere deles ikke med andre virksomheter uten den registrertes samtykke.

Arkivering og sletting av personopplysninger

Personopplysninger i Inventura arkiveres i virksomhetens interne IT-system. Systemet håndteres av Inventuras databehandler Evry. Fra oktober 2018 håndteres system av Telecomputing. Se nærmere om dette ovenfor.

Inventura følger følgende prinsipper for sletting av personopplysninger for de enkelte grupper registrerte:

Tidligere ansatte og innleide

Personopplysninger om tidligere ansatte og innleide slettes innen ett år etter endt arbeidsforhold, unntatt opplysninger det er lovpålagt å oppbevare lenger.

Jobbsøkere

Personopplysninger om jobbsøkere som ikke ansettes slettes innen 2 måneder etter at ansettelsesprosessen er avsluttet, med unntak av navn og referat fra intervju som slettes senest innen 3 år etter at ansettelsesprosessen er avsluttet.

Aksjonærer og styremedlemmer

Personopplysninger om aksjonærer og styremedlemmer slettes innen ett år etter at vedkommende ikke lenger er aksjonær eller har fratredt som styremedlem, unntatt for opplysninger som det er lovpålagt å oppbevare lenger.

Kontaktpersoner og andre ansatte hos kunder, potensielle kunder, samarbeidspartnere og leverandører

Personopplysninger om kontaktpersoner og andre ansatte hos kunder, samarbeidspartnere og leverandører slettes dersom den enkelte registrerte ikke lenger innehar en stilling hos den aktuelle kunder, potensielle kunder, samarbeidspartnere eller leverandører som gjør at det er behov for å behandle personopplysninger om den registrerte, eller dersom den registrerte selv be om å at opplysningene slettes.

Sikring av opplysningene

Tilgang til personopplysninger er begrenset til personer de som må ha tilgang til opplysningene for å oppfylle de formål som er beskrevet ovenfor. Inventura bruker egnede tiltak for å sikre tilgang til personopplysninger, slik som tilgangskontroll med passord. Fysiske dokumenter oppbevares i låste arkivskap.

Rettigheter for den registrerte

Regler om personopplysninger

Regler om personopplysninger og den enkelte registrertes rettigheter følger av Personopplysningsloven. Personopplysningsloven er tilgjengelig på Lovdata.

Personopplysningsloven implementerer i norsk rett EØS-avtalens vedlegg XI nr. 5e (forordning (EU) 2016/679) om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger (også omtalt som General Data Protection Regulation, eller GDPR).

GDPR er tilgjengelig her: https://lovdata.no/static/NLX3/32016r0679.pdf

GDPR kapittel III beskriver den enkelte registrertes rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger. Disse omfatter bl.a.

  • Rett til innsyn i dine personopplysninger, jf GDPR artikkel 15
  • Retting av feilaktige eller ufullstendig data, jf GDPR artikkel 16
  • Rett til sletting av personlysninger på visse vilkår, jf GDPR artikkel 17
  • Rett til å fremme innsigelse mot behandling basert på berettiget interesse, jf GDPR artikkel 18

Kontaktpunkt

Kontaktpunkt for spørsmål om personopplysninger som beskrevet i denne erklæringen er

Leder Bergen for tidligere ansatte og jobbsøkere knyttet til Inventuras kontor i Bergen

Leder Oslo for tidligere ansatte og jobbsøkere knyttet til Inventuras kontor i Oslo

Økonomisjef for aksjonærer og styremedlemmer

Salgs- og markedssjef for kontaktpersoner eller andre hos kunder, potensielle kunder, samarbeidspartnere og leverandører

Avvik

Dersom du mistenker avvik fra reglene om personopplysninger skal dette rapporteres til den behandlingsansvarlige, dvs. Inventura ved administrerende direktør.

Denne personvernerklæringen er sist oppdatert 16. juli 2018.