«Èn-gangs-byggherrer» – hva er utfordringen?

Eksempel på slike «Èn-gangs-byggherrer» er styrene i borettslag bygget på 70-, 80- og 90-tallet. Disse boligene har etter hvert et stort behov for oppgradering/rehabilitering, ofte i størrelsesorden 20-30 MNOK – og ikke sjelden over 100 MNOK. Da kan det være svært krevende å holde orden på alle de kommersielle, juridiske og innkjøpsfaglige elementene knyttet til et slikt prosjekt.

«Èn-gangs-byggherrer»

Dette er svært krevende prosesser for borettslaget, der styrets medlemmer stort sett har sin kompetanse på helt andre områder enn prosjektering, entrepriseanskaffelser og styring av entreprenør i utførelses- og garantifasen.

Alle større byggeprosjekter krever betydelig kompetanse på flere viktige fagområder, og de færreste borettslag har all denne kompetansen i sine styrer. de er det vi kan kalle «Èn-gangs-byggherrer».

Et eksempel på et borettslag som hadde slike behov er Kleivhaugen borettslag i Bergen. Borettslaget består av 97 rekkehus byget på 80-tallet, og gjennomfører i perioden 2019-2021 en større rehabilitering av piper, tak og vinduer.

Trengte rådgivning

Ifølge styremedlem Per Christiansen, som er ansvarlig for utbyggingen, så styret tidlig at en slik prosess ikke var noe de ønsket å gjennomføre på egenhånd.

Utbyggingen er et omfattende prosjekt, både i form av kostnader og omfang på arbeidet, og styret vurderte dermed risikoen i forbindelse med prosjektet som stor. Internt tilgjengelige ressurser og kompetanse var ikke nok til å sikre en god gjennomføring.

Kleivhaugen borettslag valgte dermed å innhente bistand på to fagområder: kommersiell rådgivning for å sikre profesjonelt gjennomført innkjøps- og kontraktsarbeid fra Inventura, som er eksperter på innkjøpsdrevne verdikjeder, og teknisk rådgivning og prosjekteringsbistand fra Rambøll, rådgivende ingeniører.

Samarbeidet mellom de tekniske og kommersielle rådgiverne har glidd fint gjennom hele prosessen.

Helse og miljø i fokus

For Kleivhaugen som en ansvarlig byggherre var det viktig å prioritere arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i et så omfattende prosjekt, og disse elementene ble dermed også brukt av Inventura i evalueringsarbeidet i selve anskaffelsen, og var sentrale i kontraktsarbeidet.

Kleivhaugen valgte også å benytte Inventura som rådgivere i selve gjennomføringsfasen. Her fungerte Inventura som byggherreombud, med spesiell oppmerksomhet på kommersiell oppfølging underveis – og kvaliteten på utført arbeid.

Sikret et godt resultat

Per Christiansen påpeker at dette har sikret fremdriften i prosjektet, riktig kvalitet til avtalt pris – og en god dialog med entreprenør.

-Profesjonelle, operative rådgivere har gitt oss en godt forankret prosess og en konkurransedyktig entreprenør, som i dag utfører oppdraget til alles tilfredshet, sier Christiansen.

Styret i Kleivhaugen uttaler videre at de i ettertid er veldig fornøyd med at de høsten 2018 valgte å trekke inn profesjonelle rådgivere med kompetanse innen både kommersielle og tekniske fagfelt. Styret opplever at de i dag har full kontroll over kontraktsoppfølgingen, utførelsen av arbeidene, fremdriften – og ikke minst økonomien i prosjektet.

Sjekkliste for «Èn-gangs-byggherrer»:

Dersom du er «Èn-gangs-byggherre» anbefaler vi gjennomgang av følgende sjekkpunkter før du starter prosjektet og anskaffer entreprenør:

1. Byggeprosjekter og entreprisekjøp krever både bygningsfaglig og innkjøpsfaglig kompetanse – har du ikke det tilgjengelig må det anskaffes før du anskaffer entreprenør(er)
2. Bruk god tid på å definere behovet og utarbeide en presis beskrivelse av det du ønsker deg.
3. Tilpass beskrivelsen og prosjektet ditt til det entreprenørmarkedet som er tilgjengelig der du skal bygge
4. Sett av tid til dialog med leverandørmarkedet før du går ut med forespørsel til potensielle tilbydere, og gjør research slik at du vet at leverandørene som skal delta i konkurransen er profesjonelle
5. Definer krav og bruk tydelige og mest mulig objektive utvelgelseskriterier. Dette sikrer deg kvalifiserte tilbydere og det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
6. Ikke begrens prosessen tilen bestemt entreprenør uten at du evaluerer andre tilgjengelige og alternative entreprenører – gjelder uansett om du kanskje kjenner en entreprenør godt fra før
7. Sørg for at anskaffelse og kontraktsoppfølging er basert på både teknisk, innkjøpsfaglig og juridisk kompetanse – dersom du vil ha kontroll på prosjektet
8. Sett av tid til planlegging og gjennomføring av forhandlinger, husk at mange tekniske, juridiske og kommersielle forhold må avklares før du har grunnlag for å inngå en god kontrakt
9. En kontrakt skal omfatte ikke bare juridiske forhold, men også forhold knyttet til:
   • framdrift og milepæler
   • hva som faktisk skal leveres og til hvilken kvalitet
   • når betaling skal skje
   • hvordan partene skal håndtere avvik
   • hvilke garantier som skal gjelde
   • økonomiske konsekvenser dersom avvik oppstår under og etter utførelsen

Husk at du må ha kompetanse til å styre etter de tre faktorer som alltid vil påvirke det endelige prosjektresultatet: Tid, Kvalitet og Kostnad.