Fem grunner til mangelfull kontraktsoppfølging
I media leser vi ofte om offentlige oppdragsgivere som blir overfakturert av entreprenører. Mange års erfaring som rådgivere til offentlige innkjøpere har vist oss at mangelfull kontraktsoppfølging har blitt et økende problem. Vi vil derfor peke på fem årsaker til hvorfor dette skjer.
1. Kompliserte krav til offentlige innkjøpsprosesser
Kravene til offentlige anskaffelser har blitt så omfattende og kompliserte at innkjøpere bruker alle kreftene sine på innkjøpsprosessen. Offentlige innkjøpere skal legge vekt på flere og flere «gode formål», og anskaffelsesregelverket har blitt krevende å håndtere. Ved offentlige innkjøp dekker lov om offentlige anskaffelser som hovedregel bare perioden frem til kontrakten er signert, deretter gjelder kun det som står i kontrakten. Mange puster nok lettet ut når kontrakten er signert og man «er ferdige med» den strengt regulerte anskaffelsesretten.
2. Taktisk prising og lojalitet – hva er lov?
Innkjøpere er ikke i stor nok grad oppmerksomme på hvordan leverandørene tenker. Partene i en kontrakt er selv ansvarlig for seg og sitt, selv om de skal opptre lojalt overfor hverandre. En leverandør har lov til å være taktisk, og det er ofte i deres interesse. Fenomenet «taktisk prising» er et gjentakende diskusjonstema, der en tilbyder som ser svakheter i konkurransegrunnlaget priser lavt for å vinne kontrakten, for deretter å hente inn fortjenesten ved å ha priset høyt noe som han forventer tilleggsbestilling på. Taktisk prising trenger i seg selv ikke å være ulovlig, og innkjøpere bør derfor bruke virkemidler i konkurransegrunnlaget for å begrense muligheten til slik prising.
En leverandør har lov til å være taktisk, og det er ofte i deres interesse.
3. Gode rutiner for oppfølging
Det offentlige setter ikke på nok kompetente personer til å følge opp kontrakten. Man må ha jevnlige rutiner for å følge opp at man får det som er avtalt og ikke betaler for mye. Om nødvendig må man følge opp leverandørens produksjon og underleverandører og gjøre revisjoner.
4. Kontrakt og håndtering av endringer
Partene må ha et aktivt forhold til hvordan endringer skal håndteres. I alle kontrakter bør det være rutiner som trer inn når forholdene og behovene ikke er slik man forventet. Endringer må dokumenteres skriftlig, og det bør være en klar mekanisme som styrer hvordan justeringer av prisene skal skje.
5. Oppfølging av mangler og forsinkelser
Offentlige innkjøpere må bruke mer tid på å påpeke mangler, sette frem reklamasjoner, gi dagbøter for forsinkelser og forfølge leveranser som ikke lever opp til avtalen. Det er også et viktig poeng at dersom innkjøper skal legge vekt på sine gode eller dårlige erfaringer ved et offentlig innkjøp, må han kunne vise til dokumentert oppfølging fra tidligere dårlige leveranser. På denne måten vil man over tid bli kvitt dårlige leverandører på lovlig måte.
